על ניהול מלאי בעזרת מערכת CRM

תוכנות ה-CRM הינן בראש ובראשונה מערכות לניהול קשרי לקוחות בעולם העסקי החדש. אבל ההתפתחות הטכנולוגית והדרישה הגוברת בשוק למערכות יעילות ומתקדמות יותר הובילה את עולם ה-CRM אל מחוזות חדשים – היא אפילו יצרה ענף חדש של ניהול מלאי בעזרת מערכת CRM. רוצים ללמוד עוד?

תוכנות ה-CRM שהושקו לאוויר העולם כבר בשנת 2002, חוללו מהפכה של ממש בעולם העסקים. היום, ניתן לנהל את כל המידע אודות מאגר הלקוחות של החברה במקום אחד. המידע עצמו יכול לכלול מאפיינים שונים אודות הלקוח כמו מוצרים שרכש, תלונות ופניות למחלקות השירות וכמובן לידים שהשאיר בנוגע למוצרים חדשים.

אבל, העידן החדש דורש מהטכנולוגיה להפוך כמעט כל פעולה לפשוטה יותר ובשל כך נערכות התאמות רבות לתוכנות ה-CRM – התאמות  שמאפשרות להן לחדור גם אל תחומים חדשים במשק העולמי. היום נרצה לגעת בהתאמה חדשה ומוכרת פחות שמאפשרת לנו לנהל מלאי בעזרת מערכת CRM.

ניהול מלאים במערכת CRM  – איך זה עובד?

נכון, מערכות ה-CRM יועדו בראש ובראשונה לניהול קשרי לקוחות ברמה אירגונית, כאשר כל ישות במערכת היא למעשה לקוח הזוכה למסדר סידורי ולכרטיס פניות בו יתועדו פניותיו השונות והמוצרים שברשותו. ניהול ספירת מלאי ממוחשבת בעזרת מערכת CRM מבצע את אותה הפעולה רק ביחס למוצרים פיזיים במקום ללקוחות חיים.

בפועל – בתחילת השימוש במערכת ניתן להזין אל בסיס הנתונים של התוכנה את כל המוצרים הזמינים במלאי ולספק למערכת נתונים נוספים אודותיהם כמו צבע, גודל, SKU ונתונים נוספים. אם המערכת עצמה נפרסת על יותר מסניף אחד ניתן להוסיף גם מיקום או דרכי שינוע אפשריות כך שכל עובד יכול לנהל את המלאי באופן מסודר וברור.

למה זה טוב?

כל בעל עסק יודע שמלבד מאגר הלקוחות שלו, המלאי הוא למעשה הבסיס לעסק. ניהול נכון של חלק זה ימנע בעיות וחריגות בעלויות התפעול הכוללות. הבעיה מתחילה כאשר בסיס הנתונים מתחיל לגדול ובעלי העסק מנסים למצוא פתרונות חלופיים במקום לבחור במערכת שיודעת לגדול עם העסק.

כאשר אנחנו מדברים על ניהול מלאי במערכת CRM חשוב שנבין כי בסיס הנתונים של התוכנה עצמה נבנה על פי דרישותיו של הלקוח וניתן להתאמה בכל עת. כך למעשה אנחנו עובדים עם בסיס נתונים גדול שיודע לתת לנו בדיוק את מה שאנחנו צריכים בכל רגע נתון.

מלבד אגירתם של כל הנתונים בבסיס נתונים אחד – המערכת מאפשרת גם לגשת אל המידע מכל נקודה ומכל זמן. כך כל הסניפים, או לפחות כל העובדים שלכם, עובדים על אותה מערכת בו זמנית כשלכל אחד מהעובדים ישנם את כלי העבודה המתאימים לשגרת העבודה שלו במקום המון מערכות מורכבות.

בנוסף לכך, המערכת יודעת לספק לנו מענה מהיר לכל שאלה ואף מאפשרת לנו לקבל נתונים על פעילותה הכוללת של המערכת והמלאי שלנו – גם אם הוא נפרס על פני מאות סניפים ברמה ארצית. תארו לכם מצב שבו יכולתם לבדוק את כמויות הסחורה במחסנים שונים הפזורים בארץ או בעולם, מבלי להרים אפילו טלפון אחד.

מה אני צריך לדעת לפני שאני מתחיל לנהל מלאי בעזרת מערכת CRM?

רגע לפני שאתם קופצים למים, חשוב מאד להקשיב לכמה עצות כדי להצליח במשימה.

העצה הראשונה היא לפנות אל אחד מספקי השירות אשר יוכל להתחיל אתכם את התהליך. ספק השירות יוכל לבנות ביחד אתכם את פתרון ה-CRM המתאים ביותר בעבור ניהול המלאי שלכם והדרך לעבר היעד תתקצר.

נקודה נוספת וחשובה היא הליך ההתאמות. חשוב לזכור כי המערכת אינה פתרון מוכן שמורידים מהמדף אלא יש לערוך וכמה התאמות לכל מערכת כל מנת שזו תוכל לספק לעובדים שלכם את הכלים הדרושים. לכן, הקפידו לנתח מראש את התהליכים בעסק שלכם – הליך קליטת והוצאת סחורה, רישום סחורות ואמצעים נוספים ועוד – על מנת שהמערכת תותאם אליהם.

הנקודה האחרונה היא הכנת המידע. כדי לבצע מהלך תקין של מעבר לניהול מלאי באמצעות מערכת CRM, חשוב מאד להכין את המידע אודות כל הפריטים בצורה מאורגנת. ככל שהמידע שיהיה בידכם יהיה מאורגן ומסודר יותר, כך הליך יצירת בסיס הנתונים הראשי יתקצר ויחסוך מכם עלויות נוספות.

למרות שמדובר בתפיסה חדשנית בעולם העסקי החדש, חברות שכבר התחילו לנהל מלאים על ידי שימוש במערכות CRM  מדווחות כי זמני הטיפול בכל בקשה התקצרו פלאים וכי הדרג הניהולי זוכה לכלי ניתוח שמאפשרים לו לשים את האצבע בזמן אמת, על חסרים, תפקוד לקוי וכמובן על מקורות לא רווחיים לפעילות העסקית.